如何运行理想的会议

如何运行理想的会议:10个基本步骤

张贴了 Maddy Leslie.Maddy Leslie的图片2019年1月16日

理想的会议很少见,例如蛋糕饮食或诚实的政治家。我们以前谈过了如何会议是垃圾反效率,但是当你无法避免一个人时,你真的有一个很好的会议吗?

客户,老板和同事都在某些时候要求他们。你以前坚定了。但迟早,你会被欺骗到会议室效率,合作和进步的承诺。幸福的家庭,快乐的公司。现实通常是为了灌输,涂鸦和徘徊在花园路径上。

现在是时候改变了。以下是如何运行完美会议的10个步骤。

1.定义你的目标

会议是关于什么的?'成功'的样子是什么样的?

如果您想在项目上报告,那么您可能有严格的计划,涉及10分钟的主动演示以及令人争吵的甜点问题。如果会议用于上来项目的想法,您必须允许更自由流动的自助式结构。你必须灵活。

所以,会议是:

  • 常规进度更新,以便每个人都可以肯定,是的,工作正在发生?
  • 分析数据报告和防止客户恐慌?
  • 出现辉煌的想法?
  • 解决问题凌乱和复杂的东西?
  • 向某人销售闪亮的物体?
  • 展示与大板和乐趣激光指针的东西聪明的东西?
  • 员工审查或一对一?
  • 为了绥靖别人,妥协你的工作时间,如大,坏老板,A.K.A.'挑选你的战斗'?
  • 社交,改善关系和“团队建设”(对不起)?
  • 一个决斗?黎明。

2.选择你的时间

让人们共同参加会议可能有点像牧羊人。但是,如果你希望他们真的搞,当每个人都最有可能醒着并准备时,就会尝试开会。9.30或上午10点非常好,从那时起,咖啡可能被踢了。避免星期五。不要在午餐后昏迷期间抓住人。

并且,确保给每个人提前通知。在他们仔细奠定的计划中,没有意外的会议。

3.制作议程

议程给出了你的会议焦点。即使'每个人都知道'会议是什么,它仍然值得拥有那些谈话的人。

议程应该提前发出。至少,如果是在会议前一天,如果是早上会议,或者在会议正在发生的那一天,如果它在下午后来。

4.分享议程

将议程作为机会整理谈话点。如果您发现自己不断回答全周的电子邮件,请以议程培训那些讨厌的电子邮件。即使 - 一开始 - 它意味着谈话这样的谈话:

“你能回答这个问题吗?

'绝对地。我把它放在周一会议上的议程上。“

'啊,但这只是一个快点。

'惊人的。它在议程上。“

'这非常紧急。'

“这比你问我这一周要做的其他事情是更紧迫的吗?

'不。'

'周一见。'

相信我们。一个快速的问题总是转变为几个来回问题,突然间,你已经失去了贵电子邮件漩涡的宝贵时间。

对于每个人来说,它甚至可能是一个合作文件来写下他们想提出的事情。我们用Dropbox Paper.

5.如果他们需要准备,请告诉别人

除非您只是提供讲座,否则会议旨在促进合作。否则,它应该是一封电子邮件。如果其他人需要提前准备一次会议,请确保您知道该工作事先站在哪里。

没有什么比“哦,我的意思是这样做”,以促进整个会议。至少如果你知道有些东西没有完成,你可以重新安排会议。

6.留下时间来解决

前五到十分钟是死亡的时间。人们可能会迟到几分钟,他们可能需要喝饮料,无论谁的建立PowerPoint都肯定会突出几分钟令人恼怒的摸索。

我们都去过那里。

作为一个遥控业务,在阐明我们经常有电话会议,它可以随着自己的一组问题而来,如纠结的耳机,斑驳的音频和背景噪音。

理想的会议 - 猫

7.操纵船

一旦开会开始,它可以快速最终达到休闲戏弄的岩石或迷失在掌握客户的河口中。如果您正在遇到会议,那就取决于你在正确的方向上转向对话。

不过,不要过于谦虚。人们有时有一个环形交叉路口的方式,但有时候可以承受一些意外的奖励。

8.答应一无所获

这很容易。

一些管理教练告诉你永远不会在客户或老板前面说'也许'或'我不知道'。然而,承诺让你以后必须修改,或 - 更糟糕的工作时间和时间加班,这不是去的方式。两党都不会开心,工作会受苦。

如果您希望与您的客户,老板或团队的长期关系,您需要避免仓促制造的承诺。一个明确的'可能'比不确定的“是”更好。

9.有人注意笔记

避免whodunnits。

如果您正在运行会议,请携带一位同事记录,如果可以。您可以向每个人发送这些注释或保留它们以获取您自己的参考。它不仅有助于让每个人都负责,但它会确保没有任何重要的东西被遗忘。

10.提供清晰的行进订单

没有什么比相互误解的误解,享受良好的会议。确保会议上的每个人都知道需要做什么工作。它有助于发送一个快速的后续电子邮件,如果有很多,特别是如果像我们一样,那么居家办公。并且,在会议后的一些时间安排,因此您可以跟进您需要的任何事情。背靠背会议不会为生产的一天提供。

作为苏格兰比赛去:

我们什么时候再次见面?

在雷声,闪电或雨中?

怎么样周二还是

… 或类似的东西…

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